Qué tipos de documentos son los más firmados electrónicamente

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Cualquier documento puede ser firmado electrónicamente, lo verdaderamente importante es que el tipo de firma utilizada se encuentre bajo el reglamento eIDAS. Utilizar la firma electrónica aporta una serie de beneficios tales como comodidad, seguridad, agilidad, etc. para todos los documentos y ámbitos en los que se utilice. Sin embargo, desde Unisigner hemos comprobado que hay documentos que se firman con mayor frecuencia y que existen sectores o departamentos en los que cada vez es más habitual utilizar esta solución digital.

DOCUMENTOS MÁS FIRMADOS ELECTRÓNICAMENTE

Recursos humanos

Nos referimos a contratos laborales, nóminas, sanciones, bajas y altas, acuerdos de confidencialidad y todos los documentos de los que se encarga el departamento de Recursos Humanos. La firma electrónica agiliza todos los trámites y los técnicos pueden acceder a cualquier información en un entorno sin papeles que ahorrará costes de material y almacenamiento acelerando el ritmo de trabajo.

De la misma forma, la digitalizada gestión de los recursos humanos ayuda positivamente a la imagen de marca dando la sensación de empresa moderna y eficiente. Esto crea confianza entre los nuevos trabajadores y proporciona una visión comprometida con el medio ambiente.

Operaciones comerciales

La firma manuscrita dificulta y ralentiza sensiblemente llegar a acuerdos de compraventa de productos y materias primas y contratación de servicios, ya que son procesos que requieren de bastante papeleo que deben firmar varias personas en el caso de acuerdos entre empresas. Dilatar en el tiempo este tipo de actividades puede hacer que las empresas tengan pérdidas económicas notables y que, incluso, no se cierren acuerdos por el enfriamiento y distanciamiento que supone.

Es por ello que la firma electrónica puede optimizar estos procesos al poder firmar de forma remota en el momento que cada firmante pueda o quiera. Incluso, gracias a la firma avanzada, como la biométrica, pueden firmarse los documentos en el mismo momento en el que se está haciendo la venta a un particular, para no perder la oportunidad comercial.

Documentos financieros

Tales como facturas, presupuestos, órdenes de pago, control de gastos, documentos bancarios, etc. Son procedimientos que suelen mover grandes sumas de dinero, por lo que la seguridad es algo primordial. La firma electrónica avanzada es la que proporciona esta seguridad y la que aporta la facilidad para que todos los firmantes que sean necesarios puedan firmar de manera más cómoda y rápida.

Sector sanitario

Es destacable es uso de la firma electrónica en el consentimiento informado. Gracias a esta herramienta se garantiza la seguridad de este documento, se optimiza su almacenamiento y se agiliza su búsqueda. Por otro lado, focalizando esta vez en el entorno de los laboratorios, la metodología de trabajo implica un importante número de datos sensibles que hay que manejar con sumo cuidado. Esta necesidad de fuertes medidas de seguridad puede traducirse en tediosos trámites burocráticos, que la firma electrónica puede agilizar.

LA FIRMA ELECTRÓNICA HA LLEGADO PARA QUEDARSE

El aumento de la seguridad y la agilidad que se consigue en los procesos hace que la firma electrónica haya popularizado su uso en ámbitos como Recursos Humanos, operaciones comerciales, documentos financieros y el sector sanitario. Desde Unisigner esperamos que esta herramienta alcance muchos más departamentos y ámbitos para que todos puedan beneficiarse de las ventajas de esta solución. No hay que olvidar que la firma electrónica puede utilizarse en todo tipo de documentos y que Unisigner ofrece diferentes modelos de firma para que se adapten a todos los clientes.

Delegación de firma