Usos de la firma electrónica en Recursos Humanos

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Como ya hemos comentado anteriormente, la firma electrónica supone comodidad, agilidad en los procesos y reducción de costes. Los beneficios que se pueden obtener de ella son la no utilización de papel, lo que supone un ahorro económico y espacial, además, se reduce del impacto medioambiental. Por otro lado, se evitan los desplazamientos y el envío de documentación, eliminando el riesgo de extravío o pérdida de los documentos. Igualmente se agilizan tanto el proceso de búsqueda de la documentación como las gestiones entre departamentos. Por último, aporta mayor seguridad jurídica. No obstante, según el ámbito donde se utilice la firma electrónica algunos beneficios se verán potenciados e, incluso, pueden aparecen otros nuevos. Es el caso de su uso en el departamento de Recursos Humanos.

LAS VENTAJAS QUE APORTA LA FIRMA ELECTRÓNICA A RECURSOS HUMANOS SON:

Disminución del tiempo dedicado al papeleo administrativo, ya que se agilizan y aceleran los procesos de recruiting y onboarding. Así, el personal de recursos humanos tiene más tiempo para dedicar a otro tipo de tareas como buscar nuevos talentos o gestionar eventos internos.

Reducción de costes del departamento, ya que, al enviar a firmar todo tipo de documentos y contratos de forma online, no será necesario imprimirlos. Ello supone una reducción importante de los costes en papel, en tinta y en mantenimiento de las impresoras.

Retención del talento en el departamento debido a que se proporciona al equipo de recursos humanos herramientas que faciliten su trabajo. De esta forma se mejora su productividad y, además, se aumenta su satisfacción con la empresa al facilitarles tareas repetitivas.

USOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA EN RECURSOS HUMANOS:

Procesos de recruiting y onboarding

Tanto el reclutamiento como la incorporación de un nuevo empleado son procesos que consumen mucho tiempo y generalmente requieren de la participación de varios departamentos. El uso de la firma electrónica ayuda que disminuir el tiempo que supone realizarlos y reduce costes de gestión.

En Recursos Humanos se firma una gran cantidad de documentación, como acuerdos de confidencialidad, propuestas contractuales, prevención de riesgos laborales, etc. que gracias a la firma electrónica pueden ser firmados en cuestión de minutos, con el ahorro de tiempo que ello supone. Además, su uso ayuda a moldear una imagen positiva de la empresa en la mente de los candidatos y actúa como factor que diferencia a las empresas que usan esta solución de las que no.

Durante y al término de la vida laboral de los empleados

Cualquier empleado debe firmar nóminas, extensiones de contrato, aumentos salariales, bajas por maternidad y paternidad, etc., al igual que cuando se finaliza la relación laboral. Toda esta documentación pasa por el departamento de Recursos Humanos y con el uso de la firma electrónica se reducen tanto tiempo, ya que se producen menos interrupciones en los flujos de trabajo de quienes necesitan la firma, como costes en la gestión. Además, el hecho de tenerlo todo en formato digital ayuda a la automatización de los procesos de firma y su control, ya que se elimina el riesgo de pérdida de documentos y no hay problemas para su almacenaje.

CONCLUSIÓN

El uso de la firma electrónica en el departamento de Recursos Humanos supone agilizar los procesos de contratación, ya que, al enviar y firmar los documentos desde cualquier dispositivo, sin necesidad de instalar ninguna aplicación contribuye a que el trámite sea mucho más rápido. Por otro lado, la firma electrónica asegura la validez jurídica y las máximas garantías legales, ya que cumple con las últimas regulaciones del Reglamento eIDAS. Por último, reduce costes de gestión debido a la automatización de los procesos y al eliminar los costes producidos por los métodos tradicionales de formalización de contratos. Es igualmente importante remarcar que el uso de la firma electrónica hace que la imagen innovadora de la empresa crezca y genere una imagen positiva a ojos tanto de empleados como de candidatos.

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